はじめに：自治体の生成AI活用は「個人利用」から「共有資産化」へ
自治体業務で生成AIを使う動きは、文章作成や要約、議事録整理、広報文作成、FAQ作成、条例・規則の確認補助など、幅広い領域に広がっています。
一方で、現場の職員がそれぞれ自己流でプロンプトを作っているだけでは、再現性が低く、他部署や他自治体へ展開しにくいという課題が残ります。
今後重要になるのは、生成AIそのものを導入することではなく、「誰が使っても一定品質の出力を得られるプロンプトテンプレート」を整備し、自治体間で共有可能な形にすることです。元資料でも、自治体間共有を前提にしたプロンプトには、命令、制約条件、入力情報、出力形式を明確に分ける設計が必要だと整理されています。
自治体間でプロンプトテンプレート共有が必要な理由
人材不足の中で、AI活用ノウハウを個人に閉じ込めないため
地方自治体では、人手不足や業務量の増加が続く中で、生成AIを活用した業務効率化への期待が高まっています。
しかし、生成AIの成果は「どのツールを使うか」だけで決まるわけではありません。むしろ、どのように指示を出すか、どの条件を明示するか、どの形式で出力させるかによって、実務で使えるかどうかが大きく変わります。
このノウハウが一部の職員にだけ蓄積されると、異動や退職によって活用が止まりやすくなります。だからこそ、プロンプトを個人のメモではなく、組織の共有資産として扱う必要があります。
自治体業務には共通化しやすい領域が多い
自治体ごとに地域事情は異なりますが、業務の型には共通点があります。
たとえば、住民向けのお知らせ、補助金案内、申請手続きの説明、議事録要約、庁内通知、条例・規則の確認補助などは、多くの自治体で似た構造を持っています。
戸田市は、自治体業務におけるChatGPT等の生成AI活用方法やリスク、安全な利用方法を検証し、ガイドとして公表しています。こうした先行事例は、自治体が単独で試行錯誤する段階から、知見を横展開する段階へ移っていることを示しています。
共有できるプロンプトテンプレートの基本構造
1. 命令：AIに何をさせるかを明確にする
テンプレートの冒頭では、AIに実行させる作業を明確にします。
「次の文章をわかりやすくしてください」ではなく、「住民向けのお知らせ文として、専門用語を補足しながら、行動につながる文章に整えてください」のように、目的と読者を含めて指示することが重要です。
自治体間で共有する場合は、特定の自治体名やイベント名を直接書き込まず、変数として置き換えられる形にします。
例：
あなたは地方自治体の広報担当者です。
以下の情報をもとに、住民に伝わりやすい広報文を作成してください。
対象読者は{{対象者}}です。2. 制約条件：出力してはいけないことを定める
生成AIは、もっともらしい文章を作る一方で、根拠が不十分な内容を補ってしまうことがあります。
そのため、自治体業務では「不明な情報は推測しない」「日付や金額を勝手に作らない」「法的判断は断定しない」「個人情報を含めない」といった制約条件を明記する必要があります。
制約条件は、品質管理だけでなく、リスク管理の役割も持ちます。特に行政文書では、わかりやすさと正確性の両立が求められるため、禁止事項をテンプレートに組み込むことが欠かせません。
3. 入力情報：自治体ごとに変わる部分を分離する
共有テンプレートでは、自治体名、担当部署、日時、場所、対象者、制度名、申請期限など、自治体ごとに変わる情報をプレースホルダー化します。
例：
自治体名：{{自治体名}}
制度名：{{制度名}}
対象者：{{対象者}}
申請期間：{{申請期間}}
問い合わせ先：{{問い合わせ先}}こうすることで、テンプレート本体を編集せず、必要項目を差し替えるだけで再利用できます。
これは、プロンプトを「文章」ではなく「業務部品」として扱う考え方です。
4. 出力形式：そのまま使える形に整える
生成AIの出力を実務で使うには、文章の内容だけでなく、形式も重要です。
たとえば、広報文なら「見出し、本文、箇条書き、問い合わせ先」、議事録なら「決定事項、未決事項、担当者、期限」、FAQなら「質問、回答、補足、注意点」のように、あらかじめ出力構造を指定します。
出力形式まで固定することで、担当者ごとのバラつきを減らし、確認作業も効率化できます。
品質を安定させるプロンプトエンジニアリングの要点
役割設定で回答の視点をそろえる
生成AIに「あなたは自治体職員です」とだけ伝えるよりも、「あなたは地方自治体の法規担当者です」「あなたは住民向け広報文を作成する担当者です」のように、立場を具体化した方が回答の方向性が安定しやすくなります。
ただし、役割設定は万能ではありません。専門家のように振る舞わせる場合でも、最終判断は必ず職員が行う前提にするべきです。特に法令、契約、個人情報、住民対応に関わる領域では、AIの出力をそのまま結論として扱わない設計が必要です。
Few-shotで良い例を示す
自治体間で共有するテンプレートには、望ましい入力例と出力例をセットで入れておくと、AIの出力品質が安定しやすくなります。
たとえば、広報文テンプレートであれば、「硬すぎる例」と「改善後の例」を示すことで、AIが求められる文体や粒度を理解しやすくなります。
これは、職員向けの操作マニュアルにもなります。プロンプトそのものが、AI活用の教材として機能するからです。
不確実な情報は「確認事項」として出させる
行政業務では、AIが断定的に間違えることが最も危険です。
そのため、テンプレートには「根拠が不明な場合は、推測せず確認事項として整理してください」という条件を入れるべきです。
たとえば、条例の該当可能性を確認するテンプレートなら、AIに「該当」「非該当」を即断させるのではなく、「該当可能性あり」「確認が必要」「判断不可」のように段階を分けて出力させる方が安全です。
自治体業務で使いやすいテンプレート例
アナログ規制見直しの該当性判断テンプレート
条例や規則の文言に、目視、実地監査、対面、書面掲示などのアナログ的な手続きが含まれていないかを確認する用途です。
このテンプレートでは、単なるキーワード一致ではなく、文脈上の意味を見て判断させることが重要です。
出力形式は、次のように整理できます。
1. 該当性の総括
2. 該当条文
3. 該当理由
4. デジタル技術に置き換えられる可能性
5. 職員が確認すべき事項このような形にすれば、法規担当者が確認しやすく、庁内検討のたたき台として使いやすくなります。
広報・SNS発信用テンプレート
住民向けのイベント告知、制度案内、注意喚起などは、生成AIとの相性が良い領域です。
ただし、行政広報では、くだけすぎた表現や誤解を招く表現を避ける必要があります。
テンプレートには、次のような制約を入れると安定します。
・小学生にも理解できる平易な表現にしてください。
・日時、場所、金額、対象者は入力情報以外から補わないでください。
・不明点は「確認が必要な項目」として最後に整理してください。
・行政文書として不適切な誇張表現は避けてください。南陽市では、生成AIの活用実証を経て正式運用を開始し、Webフォームに必要情報を入力するとプロンプトを作成できる実例集を公開しています。これは、プロンプトを専門職員だけのものにせず、一般職員や市民にも使いやすい形へ落とし込む好例です。
議事録要約・庁内共有テンプレート
会議メモや録音文字起こしを要約する場合は、単に短くするのではなく、次のアクションが分かる形に整理することが重要です。
以下の会議メモをもとに、庁内共有用の議事録を作成してください。
出力形式：
1. 会議の目的
2. 主な論点
3. 決定事項
4. 未決事項
5. 担当者と期限
6. 次回までの確認事項自治体間で共有するなら、会議の種類ごとにテンプレートを分けると使いやすくなります。政策会議、庁内調整会議、住民説明会、事業者ヒアリングでは、必要な整理項目が異なるからです。
一般職員に広げるにはノーコード化が鍵になる
プロンプトテンプレートを共有しても、長い文章をコピーして編集する運用では、使う職員が限られてしまいます。
現場に広げるには、フォームに必要事項を入力するだけでプロンプトが完成する仕組みが有効です。
たとえば、Webフォームで「対象者」「制度名」「締切」「問い合わせ先」を入力し、ボタンを押すと完成したプロンプトが表示される形にすれば、プロンプトエンジニアリングの知識がない職員でも使えます。
この設計の利点は、入力項目を統制できることです。入力してはいけない情報をフォーム側で明示し、個人情報や機密情報の混入を防ぐことができます。
ガバナンスとセキュリティを組み込んだ共有設計
入力禁止情報を明確にする
自治体が生成AIを使う場合、個人情報、住民の相談内容、未公開の政策情報、契約情報、入札関連情報、機密性の高い庁内資料などは慎重に扱う必要があります。
プロンプトテンプレートを共有する際は、「便利なテンプレート集」にするだけでなく、「入力してはいけない情報」を各テンプレートに明記するべきです。
特に、住民対応や福祉、税務、教育、医療、子育て支援などの領域では、個人が特定される情報を入れない運用が前提になります。
匿名化とデータ最小化を徹底する
どうしても具体的な事例を扱う場合は、氏名、住所、電話番号、個別の事情などを削除し、仮名や抽象化した表現に置き換えます。
また、AIに入力する情報は、目的達成に必要な最小限にとどめるべきです。
「念のため全部入れる」という使い方は、自治体のAI活用では危険です。テンプレート側に、不要な情報を入れないための注意書きを組み込むことが重要です。
著作権と出力物の検証も忘れない
生成AIに、他自治体の計画書、広報文、デザインガイド、民間資料などをそのまま入力し、「同じように作って」と指示する運用は避けるべきです。
共有テンプレートには、既存著作物の無断利用を誘発しない注意文を入れ、出力物についても担当者が確認する流れを設ける必要があります。
プロンプト共有ライブラリの運用方法
カテゴリ分類と検索性を重視する
共有テンプレートは、作って終わりではありません。増え続けるテンプレートを探しやすくするために、業務カテゴリ、対象部署、用途、難易度、最終更新日、作成者、確認者などの情報を付けて管理します。
分類例は次の通りです。
・広報、SNS
・議事録、要約
・条例、規則確認
・住民説明
・FAQ作成
・庁内通知
・補助金、申請案内
・業務改善、マニュアル作成職員が「使いたい時に見つからない」状態になると、結局また自己流に戻ります。ライブラリ設計では、登録数よりも検索性を優先すべきです。
評価と改善の仕組みを入れる
良いテンプレートを共有するには、実際に使った職員からのフィードバックが必要です。
「使いやすかった」「修正が多かった」「この部署では使えなかった」「確認事項が不足していた」といった声を集め、テンプレートを改善していく仕組みが求められます。
評価項目は、次のようにシンプルで十分です。
・出力の正確性
・修正の少なさ
・使いやすさ
・業務時間の短縮感
・他部署への展開可能性バージョン管理で古いテンプレートを放置しない
制度改正や組織変更があれば、テンプレートも更新が必要です。
古い問い合わせ先、廃止された制度、変更前の申請手順が残っていると、住民向け情報の誤りにつながります。
そのため、テンプレートには最終更新日と確認者を記録し、定期的に見直す運用が必要です。特に、法令、補助金、災害対応、感染症対応などの領域では、更新頻度を高めるべきです。
導入初期に起こりやすい「利用の二極化」への対策
生成AIの導入初期には、積極的に使う職員と、ほとんど使わない職員に分かれがちです。
この二極化を放置すると、一部の職員だけが効率化し、組織全体の業務改善にはつながりません。
対策としては、難しい研修から始めるより、日常業務に近いテンプレートを配る方が効果的です。
たとえば、「メール文を整える」「会議メモを要約する」「住民向け文章をやさしくする」といった用途は、利用のハードルが低く、成果も見えやすい領域です。
さらに、フォーム型の入力画面を用意すれば、職員はプロンプトの構造を意識せずに使えます。生成AIを使える人を増やすには、教育だけでなく、迷わず使える導線設計が必要です。
まとめ：自治体AI活用の差は、プロンプトの共有設計で決まる
自治体における生成AI活用は、単なるツール導入の段階から、業務ノウハウをどのように共有資産化するかという段階に進んでいます。
その中心になるのが、プロンプトテンプレートの標準化です。
命令、制約条件、入力情報、出力形式を分けて設計すれば、他部署や他自治体でも再利用しやすくなります。さらに、個人情報保護、匿名化、著作権確認、出力物の検証を組み込むことで、行政実務に耐える運用に近づきます。
重要なのは、プロンプトを「うまい人のコツ」で終わらせないことです。
誰でも使える形に整え、改善し続け、自治体間で共有できるライブラリとして育てていくことが、これからの行政DXにおける実務的な生成AI活用の鍵になります。
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