JAICではこのたび、地方自治体に向けて、AI・AXを活用した業務改善に関する複数の提案を行いました。
自治体業務では、紙資料の管理、庁内情報の共有、人事評価、人材育成、業務の引き継ぎなど、日々の実務に根ざした多くの課題があります。
一方で、生成AIやデジタルツールの活用は、単に新しい仕組みを導入すれば成果が出るものではありません。
現場の業務を丁寧に整理し、どの情報をどのように扱い、どの判断を人が担い、どの部分をAIやデジタルツールで補助するのかを明確にすることが重要です。
今回JAICでは、地方自治体の業務改善に向けて、複数の切り口から提案を行いました。
主なテーマは、ペーパーレス化による庁内情報整理と、人事評価・人材情報の可視化です。
AI・AX活用の前に必要なのは、業務と情報の整理
自治体におけるAI・AX活用を考える際、最初に重要になるのは、業務や情報の整理です。
どれほど便利なAIツールを導入しても、庁内の情報が分散していたり、保存ルールが統一されていなかったりすると、十分な効果を発揮しにくくなります。
たとえば、紙資料、個人フォルダ、共有フォルダ、メール、チャットなどに情報が分かれている場合、必要な資料を探すだけでも時間がかかります。
また、担当者の経験や記憶に頼って業務が進んでいる場合、異動や引き継ぎの際に情報が途切れてしまう可能性もあります。
AIやデジタル技術を活用するためには、まず庁内にある情報を整理し、必要な人が必要なときに活用できる状態に整えることが欠かせません。
JAICでは、こうした視点から、単なるツール導入ではなく、業務整理・情報整理・運用設計を含めた提案を行いました。
提案テーマ1：ペーパーレス化と庁内情報整理
一つ目の提案テーマは、ペーパーレス化と庁内情報整理です。
ペーパーレスというと、紙の使用量を減らす取り組みとして捉えられがちです。
しかし、自治体業務において本当に重要なのは、紙をなくすことそのものではなく、庁内の情報を整理し、共有し、再利用できる状態をつくることです。
自治体には、会議資料、申請書類、通知文、マニュアル、過去の判断資料、引き継ぎ資料など、多くの情報があります。
これらが紙や個人フォルダに分散していると、次のような課題が生じやすくなります。
- 必要な資料を探すのに時間がかかる
- どれが最新版かわかりにくい
- 過去の判断資料を活用しにくい
- 担当者が変わると情報の所在がわからなくなる
- 業務の属人化が進みやすい
そこでJAICでは、共有フォルダの整理、ファイル名ルールの統一、紙資料の段階的なデータ化、保存・更新ルールの整備などを通じて、情報を活用しやすい状態にすることを提案しました。
ペーパーレス化は、単なる事務効率化ではありません。
庁内の情報を組織の資産として扱い、将来的なAI活用にもつなげるための基盤づくりです。
提案テーマ2：人事評価・人材情報の可視化
二つ目の提案テーマは、人事評価・人材情報の可視化です。
人事評価は、職員を評価するためだけの仕組みではありません。
職員一人ひとりの経験、強み、適性、育成課題を把握し、配置、研修、人材育成、組織づくりに活かすための重要な情報基盤です。
しかし実際には、人事評価情報、面談記録、研修履歴、業務経験などが個別の資料やExcelに分散しており、必要な情報を横断的に把握しにくいケースがあります。
JAICでは、こうした課題に対して、既存のExcelやCSVデータを活かしながら、AIを使って職員情報を整理・要約・可視化する補助ツール案を提案しました。
具体的には、次のような活用が考えられます。
- 職員情報や異動履歴の整理
- 業務経験や研修履歴の把握
- 評価コメントや面談記録の要約
- 職員ごとの強みや課題の整理
- 育成ポイントの可視化
- 配置や研修計画を考えるための補助資料作成
ここで重要なのは、AIに評価を決めさせないことです。
AIは評価者ではなく、情報を整理し、人事担当者や管理職の判断を補助する役割です。
最終的な判断は人が行い、AIの出力はあくまで参考情報として扱う必要があります。
また、人事評価や人材情報には、職員にとって重要な個人情報が含まれます。
そのため、保存場所、アクセス権限、外部送信の有無、ログ管理、出力資料の扱いなど、セキュリティと公平性に配慮した運用設計も欠かせません。
共通する考え方は「情報を活かせる状態にする」こと
今回の2つの提案には、共通する考え方があります。
それは、庁内にある情報を整理し、必要な場面で活用できる状態にすることです。
ペーパーレス化では、紙資料や共有フォルダに分散した情報を整理し、業務で使いやすい形に整えます。
人事評価・人材情報の可視化では、評価情報や面談記録、研修履歴などを整理し、人材育成や配置に活かしやすい状態にします。
どちらも、AIやデジタルツールを導入する前に必要となる基盤づくりです。
AI活用というと、どうしてもツールや機能に注目が集まりがちです。
しかし、実務で成果につなげるためには、業務の流れ、情報の持ち方、運用ルール、人の判断との関係を整理することが不可欠です。
JAICでは、AI・AXを単なる技術導入としてではなく、自治体業務の改善や組織づくりにつながる取り組みとして捉えています。
小さく試し、段階的に改善する進め方
自治体業務にAI・AXを取り入れる際には、最初から大規模なシステム導入を目指す必要はありません。
まずは現状を把握し、対象業務を絞り、ルールを整え、小さく試すことが現実的です。
ペーパーレス化であれば、会議資料や業務マニュアル、申請書類など、効果が見えやすい分野から始めることができます。
人事評価・人材情報の可視化であれば、まずはダミーデータや限定された範囲のデータを使い、画面や出力イメージ、運用上の注意点を確認することができます。
小さく試し、現場の反応を確認しながら改善していくことで、無理のない形で自治体AXを進めることができます。
JAICは複数の切り口から自治体AXを支援します
地方自治体が抱える課題は、一つではありません。
情報共有、文書管理、人材育成、業務引き継ぎ、住民対応、職員研修、セキュリティ、ガバナンス設計など、さまざまなテーマが相互に関係しています。
JAICでは、こうした課題に対して、単一のツールやサービスだけで解決しようとするのではなく、現場の実情に合わせて複数の視点から提案を行うことを重視しています。
今回の提案も、ペーパーレス化と人事評価・人材情報の可視化という異なるテーマを扱いながら、共通して「情報を整理し、活用できる状態にする」という方向性を持っています。
今後もJAICでは、地方自治体の実務課題に対して、AI・AX、業務改善、情報管理、職員研修、ガバナンス設計などを組み合わせた提案を行ってまいります。
まとめ
JAICでは、地方自治体に向けて、AI・AXを活用した複数の業務改善提案を行いました。
今回の提案では、ペーパーレス化による庁内情報整理と、人事評価・人材情報の可視化をテーマに、現場の実務に即した改善の方向性を整理しました。
AIやデジタルツールを活用するためには、まず業務と情報を整えることが重要です。
JAICでは今後も、地方自治体の実情に合わせ、段階的に取り組める実践的なAI・AX活用を支援してまいります。
