自治体に向けた生成AI実装・定着支援のご提案について
一般社団法人 日本AIイノベーションセンターでは、このたび自治体に向けて、生成AIの実装と定着を支援する伴走型の企画提案を行いました。
今回の提案は、単に生成AIツールを紹介するものではありません。
自治体の現場で実際に起こりやすい課題を踏まえ、職員の皆さまが安心して使え、業務改善につながり、さらに翌年度以降も継続できる仕組みとして残していくことを重視した内容です。
自治体では、人口減少、職員数の制約、業務の複雑化、住民ニーズの多様化などを背景に、限られた人員で多くの業務を担う必要があります。こうした状況の中で、生成AIは文書作成や情報整理、会議録要約、問い合わせ対応、庁内ナレッジの整備など、さまざまな場面で活用できる可能性があります。
一方で、生成AIは導入すれば自動的に成果が出るものではありません。
入力してはいけない情報の整理、出力内容の確認体制、利用ルールの整備、職員研修、業務ごとの活用方法の具体化など、運用面の設計が欠かせません。
今回の活動では、こうした視点をもとに、自治体における生成AI活用を「試して終わり」にせず、「現場に残る行政DXの型」として定着させるための支援内容を整理し、ご提案しました。
自治体が生成AI活用で直面する課題
自治体における生成AI活用では、まず「何に使うのか」を明確にすることが重要です。
生成AIは便利なツールですが、目的が曖昧なまま導入すると、一部の職員だけが試して終わってしまったり、現場全体に広がらなかったりする可能性があります。特に自治体業務では、住民情報や行政文書を扱うため、安全性や正確性への配慮が不可欠です。
今回の提案では、自治体が抱えやすい課題として、次のような点を重視しました。
まず、内部事務の属人化です。
マニュアルや業務手順、過去の対応記録が個人の経験に依存している場合、異動や担当変更のたびに業務の引き継ぎが難しくなります。生成AIを活用すれば、業務メモの整理、FAQ化、手順書のたたき台作成などを通じて、知識を共有しやすい形に整えることができます。
次に、文書・会議業務の負担です。
通知文、依頼文、説明文、議事録、報告書など、自治体業務には言葉を扱う仕事が多くあります。生成AIは、こうした文書業務の初稿作成や要約、表現の平易化に役立つ可能性があります。ただし、行政文書としての正確性を保つためには、必ず人が確認する運用が必要です。
さらに、住民向け説明のわかりやすさも重要です。
制度説明や手続き案内は、行政側にとっては当然の表現でも、住民にとっては難しく感じられることがあります。生成AIを使って文章を平易にしたり、対象者に応じた説明に整えたりすることで、伝わりやすい情報発信につなげられる可能性があります。
提案の目的は「AIを入れること」ではなく「使い続けられる形を残すこと」
今回の提案で最も大切にしたのは、生成AIの導入そのものを目的にしないことです。
自治体にとって本当に必要なのは、「AIを使った」という実績ではなく、限られた人員でも業務を回しやすくする仕組みです。そのためには、職員が不安なく使えること、成果が見えること、現場で続けられること、次の判断につながることが重要です。
そこで、提案のコンセプトとして、次の4つの視点を整理しました。
- 安心して進められる
- 進捗と成果が見える
- 現場で使い続けられる
- 次の判断につながる
生成AIの活用は、単発の研修だけでは定着しにくい面があります。
研修を受けた直後は関心が高まっても、日常業務の中でどのように使えばよいのかがわからなければ、活用は止まってしまいます。
そのため、今回の提案では、研修、実務支援、テンプレート整備、評価レポート、ロードマップ作成までを一体で考えました。自治体の中に、生成AIを安全に活用するための運用資産を残すことを重視しています。
優先的に取り組むテーマ
今回の提案では、自治体の現場で効果が見えやすく、比較的取り組みやすいテーマから始めることを想定しました。
内部事務の標準化
最初に取り組むべきテーマの一つが、内部事務の標準化です。
自治体では、各課ごとに業務の進め方や資料の作り方が異なることがあります。もちろん、業務内容によって違いがあるのは自然なことです。しかし、引き継ぎ資料、業務メモ、手順書、FAQなどが十分に整理されていない場合、担当者が変わるたびに同じ説明や確認が繰り返されることになります。
生成AIを活用することで、業務メモの整理、手順書のたたき台作成、FAQの作成、部署内ナレッジの整理などを進めやすくなります。こうした取り組みは、職員の負担軽減だけでなく、業務継続性の向上にもつながります。
文書・会議業務の効率化
自治体業務では、文書作成と会議関連業務に多くの時間が使われます。
通知文、依頼文、説明文、報告書、議事録、会議メモ、ToDo整理などは、正確性が求められる一方で、作成に時間がかかりやすい業務です。生成AIは、こうした業務の下書き作成や要約、論点整理を支援できます。
ただし、生成AIの出力をそのまま使うのではなく、職員が内容を確認し、行政文書として適切な表現に整えることが前提です。AIは判断者ではなく、作業を補助する道具として位置づける必要があります。
住民向け説明の改善
住民に向けた情報発信では、正確であることに加えて、わかりやすいことが重要です。
手続き案内や制度説明は、専門用語が多くなりやすく、読む人によっては内容を理解しにくい場合があります。生成AIを活用すれば、難しい表現を平易にしたり、高齢者にも伝わりやすい文章へ整えたり、問い合わせ内容を分類して回答文のたたき台を作成したりすることができます。
住民サービスの質を高めるためには、単に情報を出すだけでなく、「伝わる形」に整えることが欠かせません。生成AIは、その支援ツールとして活用できる可能性があります。
観光・地域発信への活用
自治体にとって、観光や地域発信も重要なテーマです。
観光案内、地域イベントの告知、SNS投稿文、広報文、来訪者向けFAQなど、地域の魅力を伝える場面でも生成AIは活用できます。特に小規模な自治体では、限られた人員で広報や観光発信を行っていることも多く、文章作成や情報整理の負担は軽くありません。
生成AIを使えば、既存の観光情報を整理し直したり、対象者に応じた表現に変えたり、発信内容のたたき台を作成したりすることができます。地域の魅力をより伝わりやすく届けるための補助として、有効な活用領域だと考えられます。
伴走支援の進め方
今回の提案では、生成AI活用を段階的に進める支援内容を整理しました。
最初の段階では、現状整理と対象業務の選定を行います。
各課へのヒアリングや業務棚卸しを通じて、どの業務に生成AIを活用できるかを見極めます。特に、引き継ぎに困っている業務、文書負荷が高い業務、住民向け説明に改善余地がある業務などを優先的に抽出します。
次の段階では、安全設計と初期研修を行います。
生成AIを安心して使うためには、入力してよい情報と避けるべき情報を明確にし、確認フローを整える必要があります。あわせて、職員向けの基礎研修や実務ハンズオンを行い、実際の業務に近い形で使い方を体験していただきます。
その後、PoCとして具体的な業務テーマを選び、実際に試行します。
ここでは、プロンプトの改善、テンプレート化、出力内容の確認、業務フローへの組み込みなどを行います。大切なのは、試して終わりにしないことです。現場で使える形に整えることで、継続的な活用につなげます。
最後の段階では、定着と横展開を目指します。
成功事例を共有し、評価レポートを作成し、次年度以降のロードマップを整理します。一部の部署だけで終わらせず、自治体全体に広げられるかどうかを判断する材料を残すことが重要です。
成果物として残すもの
生成AI活用の支援では、研修を実施して終わりにするのではなく、自治体内に「使い続けられるもの」を残すことが大切です。
今回の提案では、以下のような成果物を想定しました。
- 生成AI活用の基本方針
- 利用ルールブック
- 確認フロー
- リスク・論点管理表
- プロジェクト進行ロードマップ
- 週次・月次の報告資料
- 部署別ユースケース台帳
- 業務選定スコアカード
- 情報区分マトリクス
- プロンプトテンプレート集
- 実務テンプレート集
- 成功事例集
- PoC評価報告書
- 次年度ロードマップ
これらは、単なる資料ではありません。
職員が迷わず使うための共通ルールであり、管理者が進捗を把握するための材料であり、次の展開を判断するための基盤です。
生成AIの活用を一過性の取り組みにしないためには、こうした運用資産を残すことが欠かせません。
自治体における生成AI活用の効果
生成AI活用によって期待できる効果は、単なる作業時間の短縮だけではありません。
もちろん、文書の初稿作成、議事録整理、FAQ整備、資料作成などにかかる時間を短縮できる可能性はあります。しかし、それ以上に重要なのは、業務の見える化や属人化の解消、職員の心理的な負担軽減です。
たとえば、これまで一部の職員だけが把握していた業務の進め方を、手順書やFAQとして整理できれば、引き継ぎがしやすくなります。住民向け説明文をわかりやすく整えることができれば、問い合わせ対応の負担軽減にもつながる可能性があります。
また、職員が「何に使えばよいかわからない」という状態から、「この業務なら使えそうだ」と判断できるようになることも大きな成果です。生成AI活用は、技術導入であると同時に、業務を見直すきっかけにもなります。
今後も自治体DXの実装支援に取り組みます
今回の提案を通じて、自治体における生成AI活用では、技術そのものよりも「どのように現場に定着させるか」が重要であることを改めて確認しました。
生成AIは、自治体職員の仕事を置き換えるものではありません。
むしろ、文書作成、情報整理、説明資料の作成、業務ナレッジの共有といった作業を支援し、職員が本来注力すべき住民対応や政策判断、地域課題への対応に時間を使いやすくするための道具です。
日本AIイノベーションセンターでは、今後も自治体や地域団体、企業に向けて、生成AIの安全な活用と実務への定着を支援してまいります。
単なるAI導入ではなく、現場に残る仕組みづくり。
その視点を大切にしながら、地域の持続可能な運営と行政DXの推進に貢献していきます。
